"보존 정책이 있으니까 백업은 필요 없다"는 위험한 착각
많은 중소기업 IT 담당자들이 Microsoft 365를 도입하면서 이런 생각을 합니다. "클라우드에 데이터가 있으니 안전하겠지", "보존 정책을 설정해 두었으니 삭제되어도 복구할 수 있겠지." 하지만 현실은 다릅니다. Microsoft의 공식 서비스 계약(Microsoft Services Agreement)을 살펴보면, Microsoft는 자사 인프라의 가용성은 보장하지만 고객 데이터 자체의 보호 책임은 고객에게 있다는 점을 분명히 명시하고 있습니다.
실제로 퇴사한 직원의 계정이 자동 삭제되면서 해당 계정의 OneDrive, 이메일, Teams 채팅 데이터가 모두 사라지는 일은 드물지 않습니다. 보존 정책을 설정해 두었더라도, 정책의 범위를 정확히 이해하지 못하면 복구 불가능한 상황에 놓일 수 있습니다. 랜섬웨어 공격으로 SharePoint 파일이 암호화되거나, 관리자 실수로 Exchange 사서함이 통째로 삭제된 경우에도 마찬가지입니다. 삭제와 백업은 근본적으로 다른 개념이며, 이 차이를 이해하는 것이 M365 데이터 보호 전략의 출발점입니다.
M365 보존 정책(Retention Policy)이란 무엇인가
Microsoft 365의 보존 정책은 Microsoft Purview(구 Microsoft 365 컴플라이언스 센터)에서 설정할 수 있는 데이터 거버넌스 기능입니다. 핵심 목적은 규정 준수(Compliance)와 법적 요구사항 대응입니다. 예를 들어, 한국의 개인정보보호법이나 전자문서법에 따라 특정 유형의 데이터를 일정 기간 보관해야 할 때 이 정책을 활용합니다.
보존 정책의 작동 방식을 간단히 정리하면 다음과 같습니다:
- 보존(Retain): 사용자가 데이터를 삭제하더라도 지정된 기간 동안 백그라운드에서 사본이 유지됩니다. Exchange의 경우 "복구 가능한 항목(Recoverable Items)" 폴더에, SharePoint/OneDrive의 경우 "보존 보류 라이브러리(Preservation Hold Library)"에 보관됩니다.
- 삭제(Delete): 보존 기간이 만료되면 데이터가 자동으로 영구 삭제됩니다.
- 보존 후 삭제: 일정 기간 보존한 뒤 자동 삭제하는 혼합 방식도 가능합니다.
여기서 중요한 점은, 보존 정책은 "지금 존재하는 데이터를 일정 기간 더 유지한다"는 개념이지, "과거의 특정 시점으로 데이터를 되돌린다"는 개념이 아니라는 것입니다. 랜섬웨어에 의해 파일이 암호화된 경우, 보존 정책은 암호화된 파일 자체를 보존할 뿐 감염 이전의 정상 파일로 복원해주지 않습니다.
보존 정책의 "보존" 기능은 사용자 화면에서 보이지 않는 숨겨진 영역에서 동작합니다. 따라서 일반 사용자는 보존된 데이터에 직접 접근할 수 없으며, 복구가 필요할 때 관리자가 eDiscovery 등의 도구를 사용해 검색·내보내기를 해야 합니다. 이 과정은 복잡하고 시간이 오래 걸립니다.
보존 정책과 백업, 무엇이 다른가
보존 정책과 백업은 언뜻 비슷해 보이지만, 목적·범위·복구 방식에서 근본적인 차이가 있습니다. 아래 비교표를 통해 핵심 차이를 명확히 확인할 수 있습니다.
| 비교 항목 | M365 보존 정책 (Retention Policy) | 제3자(Third-party) 백업 솔루션 |
|---|---|---|
| 주요 목적 | 규정 준수, 법적 보존 의무 이행 | 데이터 보호, 재해 복구(DR), 비즈니스 연속성 |
| 데이터 복원 시점 | 삭제 시점의 데이터만 보존 (시점 복원 불가) | 과거 특정 시점(Point-in-Time)으로 복원 가능 |
| 복원 단위 | 개별 항목 검색·내보내기 (eDiscovery 필요) | 항목 단위, 폴더 단위, 사서함 전체, 사이트 전체 등 유연한 복원 |
| 랜섬웨어 대응 | 암호화된 파일이 그대로 보존됨 → 정상 파일 복구 어려움 | 감염 이전 시점으로 전체 복원 가능 |
| 퇴사자 계정 데이터 | 라이선스 해제·계정 삭제 시 보존 정책 적용 범위에 따라 데이터 유실 가능 | 라이선스와 무관하게 백업 데이터 독립 보관 |
| 보관 위치 | Microsoft 365 테넌트 내부 | 별도의 클라우드 또는 로컬 스토리지 (독립적) |
| 관리 복잡도 | Purview 관리 센터에서 정책 설정 (정책 조합이 복잡해지면 관리 난이도 상승) | 전용 관리 콘솔에서 통합 관리 |
| 비용 구조 | M365 라이선스에 포함 (일부 고급 기능은 E5 등 상위 라이선스 필요) | 별도 구독료 발생 (사용자당 월 과금 등) |
보존 정책은 "삭제 방지"이고, 백업은 "복원"입니다. 보존 정책만으로는 "어제의 정상 상태로 되돌리기"가 불가능합니다. 두 가지는 대체 관계가 아니라 보완 관계입니다.
M365 보존 정책만 믿었을 때 발생하는 5가지 위험 시나리오
보존 정책의 한계를 구체적인 시나리오로 살펴보겠습니다. 아래 상황들은 실무에서 자주 발생하며, 백업이 없을 경우 심각한 피해로 이어질 수 있습니다.
- 퇴사자 계정 삭제 후 데이터 소실: 직원이 퇴사하면 비용 절감을 위해 M365 라이선스를 해제합니다. 라이선스 해제 후 일정 기간(보통 30일)이 지나면 계정이 삭제되고, 해당 사용자의 OneDrive 데이터와 사서함이 영구 삭제됩니다. 보존 정책이 걸려 있었더라도, 계정 자체가 삭제되면 정책 적용이 해제되는 경우가 있습니다.
- 랜섬웨어에 의한 SharePoint/OneDrive 파일 암호화: 랜섬웨어가 OneDrive 동기화 클라이언트를 통해 로컬 파일을 암호화하면, 암호화된 파일이 클라우드로 동기화됩니다. SharePoint/OneDrive의 버전 기록으로 복구할 수 있는 경우도 있지만, 버전 기록 수 제한이나 대량 파일 복구의 비효율성 때문에 현실적으로 전체 복원이 매우 어렵습니다.
- 관리자 실수로 인한 사이트·그룹 삭제: SharePoint 사이트나 Microsoft 365 그룹을 실수로 삭제하면 93일의 휴지통 보존 기간이 있지만, 이 기간을 놓치면 영구 삭제됩니다. 보존 정책이 개별 파일에 적용되어 있더라도, 사이트 구조·권한 설정·메타데이터까지 복원하는 것은 불가능합니다.
- Teams 채팅·채널 데이터의 복구 한계: Teams 메시지에 보존 정책을 적용할 수 있지만, 보존된 메시지를 원래 Teams 채널에 그대로 복원하는 기능은 제공되지 않습니다. eDiscovery를 통해 내보내기만 가능하며, 원래의 대화 맥락과 구조가 유지되지 않습니다.
- 보존 정책 충돌 및 설정 오류: 여러 보존 정책을 조합하면 정책 간 우선순위가 복잡해집니다. 실수로 삭제 정책이 보존 정책보다 우선 적용되거나, 특정 사서함이 정책 범위에서 빠지는 경우 데이터가 의도치 않게 영구 삭제될 수 있습니다.
시나리오: 퇴사자 프로젝트 데이터가 사라진 중소기업
10명 규모의 소프트웨어 개발팀을 운영하는 중소기업을 가정해 보겠습니다. 핵심 개발자가 퇴사하면서 라이선스를 해제했고, 30일 후 해당 계정이 자동 삭제되었습니다. 그런데 3개월 뒤 해당 개발자가 진행하던 프로젝트의 설계 문서, 고객 커뮤니케이션 이메일, Teams 채널의 기술 논의 내용이 급히 필요해졌습니다. 보존 정책은 Exchange 사서함에만 적용되어 있었고, OneDrive의 설계 문서와 Teams 데이터는 이미 영구 삭제된 상태였습니다. 만약 제3자 백업 솔루션이 있었다면, 퇴사 시점의 전체 데이터를 그대로 보관하고 있었을 것이고, 필요한 파일을 즉시 복원할 수 있었을 것입니다.
M365 데이터 보호를 위한 실무 체크리스트
보존 정책과 백업을 함께 활용하여 M365 데이터를 완전하게 보호하려면, 다음 체크리스트를 기준으로 현재 환경을 점검하시기 바랍니다.
- 현재 보존 정책 현황 점검: Microsoft Purview 관리 센터에서 현재 적용 중인 보존 정책의 범위(Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams 등)와 보존 기간을 문서화합니다. 어떤 데이터가 정책 범위에서 빠져 있는지 확인합니다.
- 퇴사자 처리 프로세스 확인: 직원 퇴사 시 라이선스 해제·계정 삭제 전에 데이터를 별도로 보관하는 절차가 있는지 확인합니다. 없다면 즉시 프로세스를 수립합니다.
- 복원 시나리오 테스트: 실제로 삭제된 이메일, 파일, 사이트를 복구하는 테스트를 수행합니다. 보존 정책을 통한 복구가 얼마나 복잡하고 시간이 걸리는지 체감할 수 있습니다.
- 제3자 백업 솔루션 도입 검토: 보존 정책의 한계를 보완할 수 있는 전용 백업 솔루션을 검토합니다. 핵심 평가 기준은 아래와 같습니다:
- 시점 복원(Point-in-Time Restore) 지원 여부
- Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams 등 M365 전체 서비스 커버 여부
- 복원 단위의 유연성 (항목 단위 ~ 전체 사서함/사이트)
- 백업 데이터의 독립적 보관 (M365 테넌트 외부)
- 랜섬웨어 감지 및 안전한 복원 기능
- 개인정보보호법 준수 확인: 한국 개인정보보호법에 따른 개인정보 보존 기간과 파기 의무를 보존 정책 및 백업 정책에 반영합니다. 백업 데이터에도 개인정보가 포함되므로, 보존 기간 만료 시 백업에서도 해당 데이터를 삭제할 수 있는 기능이 필요합니다.
- 백업 복원 테스트 정기 수행: 백업 솔루션 도입 후에도 분기별 또는 반기별로 실제 복원 테스트를 수행하여, 비상 시 복원이 정상적으로 이루어지는지 검증합니다.
Microsoft의 공식 입장인 "공동 책임 모델(Shared Responsibility Model)"에 따르면, 인프라 가용성은 Microsoft가 책임지지만 데이터 보호는 고객의 책임입니다. 이 원칙을 기억하고 보존 정책 + 백업의 이중 보호 체계를 구축하는 것이 핵심입니다.
Acronis를 활용한 M365 백업 전략
Acronis Cyber Protect Cloud는 M365 데이터 보호를 위해 설계된 통합 솔루션 중 하나입니다. 보존 정책의 한계를 보완하는 관점에서 Acronis의 M365 백업 기능이 어떤 가치를 제공하는지 살펴보겠습니다.
첫째, M365 전체 워크로드 통합 백업이 가능합니다. Exchange Online 사서함, OneDrive for Business, SharePoint Online 사이트, Teams 데이터를 하나의 관리 콘솔에서 백업하고 관리할 수 있습니다. 보존 정책처럼 서비스별로 별도 설정을 할 필요 없이, 통합된 백업 정책으로 전체 데이터를 보호합니다.
둘째, 시점 복원(Point-in-Time Restore)을 지원합니다. 이것이 보존 정책과의 가장 큰 차이입니다. 랜섬웨어 감염 이전, 관리자 실수 이전 등 원하는 과거 시점을 선택하여 데이터를 해당 상태로 복원할 수 있습니다. 개별 이메일 하나부터 전체 사서함, 특정 파일부터 전체 SharePoint 사이트까지 복원 단위를 유연하게 선택할 수 있습니다.
셋째, M365 테넌트와 독립된 안전한 보관이 가능합니다. 백업 데이터는 M365 테넌트 외부의 Acronis 클라우드 스토리지에 저장되므로, 테넌트 자체에 문제가 발생하더라도(계정 침해, 테넌트 잠금 등) 백업 데이터는 안전하게 보존됩니다.
넷째, AI 기반 사이버 보안 기능과의 통합입니다. Acronis의 특징 중 하나는 백업과 보안이 하나의 플랫폼에 통합되어 있다는 점입니다. 백업 과정에서 악성코드를 탐지하고, 감염된 파일이 백업에 포함되는 것을 방지하는 기능을 제공합니다. 이는 단순 백업 솔루션과 차별화되는 지점입니다.
마무리: 보존 정책은 방패의 절반, 백업이 나머지 절반입니다
M365의 보존 정책은 분명 중요한 데이터 거버넌스 도구입니다. 규정 준수 요구사항을 충족하고, 실수로 삭제된 데이터를 일정 기간 보존하는 데 유용합니다. 하지만 보존 정책은 백업이 아닙니다. 시점 복원이 불가능하고, 랜섬웨어 대응이 어려우며, 퇴사자 데이터 관리에 한계가 있고, 복구 과정이 복잡합니다.
완전한 M365 데이터 보호를 위해서는 보존 정책(규정 준수) + 제3자 백업(데이터 복원)의 이중 구조가 필수입니다. 이 두 가지를 함께 갖출 때 비로소 어떤 상황에서도 비즈니스 연속성을 보장할 수 있습니다.
KDSys는 Acronis 공식 파트너로서, 중소기업 환경에 최적화된 M365 백업 전략 수립부터 솔루션 도입, 운영 지원까지 원스톱으로 제공합니다. 현재 M365를 사용하고 계신다면, 보존 정책만으로 충분한지 한 번 점검해 보시기 바랍니다. KDSys에 문의하시면 무료로 M365 데이터 보호 현황을 진단하고, 귀사에 맞는 백업 전략을 제안해 드립니다.